时间：2013-11-29 分类：水力
摘 要：档案信息资源是一种原生的，独有的，不可替代的信息资源。加快档案信息数字化进程，促进档案信息化建设具有十分重要的意义。结合多年来对水利工程档案整理的实际情况，对影响档案信息化建设进程的因素进行了分析，并提出了一些有关加快档案信息化建设的建议。
关 键 词：档案管理;信息化;档案管理理念
一、水利工程档案信息化建设的内涵
水利工程档案管理是水利工程建设的基础工作，是设计、施工、监理、基建等活动的重要依据。水利工程档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程，要有序推进档案信息化管理，必须转换档案管理模式及更新档案管理理念、加强档案基础工作。
二、水利工程档案信息化建设特点
1. 档案信息载体电子化
目前，在水利工程中形成的各种文件的文本、表格、图形、图片、声像等都是以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看，硬盘、软盘、光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利存贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装具，而且可以节约大量的人力、财力和物力，将大大提高档案管理的规范性和工作效率。电子化档案将最终改变档案资料载体形式。
2. 档案信息组织形式网络化
传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采取的是手工登记、编目、造册的方法，只能按类别、年份进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处理技术及信息利用方式都发生根本性的变化，档案现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于网络环境下档案信息资源开发和利用。
3. 档案信息查询检索自动化
档案信息管理的终极目标是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理、合法地开发利用，提高档案的利用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一;实现数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。
三、 档案信息化建设影响因素分析
1. 档案资料整编混乱
由于每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格原则不统一，没有按一定的规律科学分类，形成整编、组卷的目的。以至于造成档案资料以齐全为目的，以案卷不丢失为原则，内容庞杂、档案资料繁多、分类不清楚等一系列情况，主要反映在以下几个方面：
(1)组卷不规范，编号方案、形式不统一。不同时期档案资料整编不同：档案资料整编按单位工程—分部工程—单元工程组成的 ;之后改为档案资料整编按施工前期—施工中期—施工后期组成;再之后更改为施工准备卷—施工进度卷——······——验收卷。
(2)在文书档案中存在案卷标题不规范、问题标注含混不清、卷内无文件级检索目录、文件标题不全、责任者不明等现象，以致于部分内容未被案卷标题涵盖，有些文件就很难检索到，从而产生漏检，影响档案利用率。
(3)组卷规则不规范、不统一，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的。
(4)档案整编工作中对\"卷\"和\"件\"概念模糊，对一些文件之间没有互相联系的文件，没有取舍，统一编档入卷。既不方便利用(按\"件\"检索、借阅、复印等)，又不利于档案的信息化处理。
四、加强档案信息化管理的几点建议
1. 加强档案基础管理工作
档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前期准备。要对档案实体进行科学有序的管理，首先，要做好档案实体的前期处理工作。首先，档号的编制要规范，要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以便于保管和查找。其次，档案著录要规范，尽量采用最精确的词语涵盖案卷的内容，使用同一个称谓、同一题名，以确保检索点的一致性和唯一性以保证检索点的准确性。
2. 加快档案管理文档一体化的进程
文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程，要加强文件管理的超前控制，就必须要求单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换格式要标准和规范，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。档案部门应改变传统档案工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，让本单位人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。
五、结束语
加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档;必须统一档案信息资源管理的规范，使电子文件的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化。
参考文献：
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